Bogdan Quiance
Пользователь
- Сообщения
- 218
- Реакции
- 311
- Баллы
- 105
- Возраст
- 18
- Сервер
- Trilliant
РЕСПУБЛИКА ТРИЛЛИАНТ
ГЕНЕРАЛЬНАЯ ПРОКУРАТУРА | МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ
Статья 1. Общие положения1.1) Положение "О документообороте в Министерстве Юстиции" (далее - положение) является основным внутриведомственным правовым актом, регулирующим документооборот в Министерстве Юстиции.
Статья 2. Назначение положения
2.1) профилактика халатности среди сотрудников
2.2) создание безопасной инфраструктуры документооборота, устойчивой ко внешнему вмешательству
2.3) наладка информационной и кибербезопасности в Министерстве
2.4) структуризация внутренних документов
2.5) снижение трудоёмкости и нагруженности кадрового аппарата при работе с документами
Статья 3. Терминология
3.1) Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.
3.2) Документ – материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
3.3) Производитель документов – лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа.
3.4) Аудиовизуальная продукция – кино-, видео-, фоно- и фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей.
3.5) Электронный документ – формализованная запись информации в электронном виде, заверенная электронной цифровой подписью и отвечающая правилам и требованиям документирования.
3.6) Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
Статья 4. Основные положения
4.1) Все документы подлежат регистрации сразу после их создания либо поступления в Министерство.
4.2.1) Под регистрацией подразумевается их заверение государственной печатью Министерства Юстиции, присвоение порядкового номера, постановление подписи производителя документов и создание соответствующего электронного документа, располагаемого на серверах Министерства. (( Под порядковым номером и датой регистрации может приниматься номер поста на форуме и его дата ))
4.2.2) Производства в электронном виде должны быть дублированы в раздел "Дубликаты дел".
4.2.3) Допускается не присваивать порядковые номера документам, издающимся (или поступающим) обособленно от основной деятельности Министерства.
4.3) В обязательном порядке, на каждом документе должна быть указана дата его создания (или поступления).
4.4) Зарегистрированные документы, созданные в рамках Министерства, возлагают на производителя документа ответственность за их содержание.
4.5) Ответственность за сохранность электронных документов несёт уполномоченное на это организация либо группа лиц, утверждаемые отдельным приказом Министра Юстиции на определённый срок.
4.6.1) Основные версии зарегистрированных документов строго запрещено выносить за пределы офиса Министерства, за исключением случаев пересылки.
4.6.2) В случае необходимости сотрудник может получить копию зарегистрированного документа для работы на дому, каждому экземпляру копии в обязательном порядке присваивается свой номер, в архиве к документу прикрепляется ведомость о копировании, в таком случае ответственность за копию возлагается на сотрудника.
4.6.3) Дублирование аудиовизуальной продукции производится строго по запросу к руководству.
4.7) Категорически запрещается как-либо взаимодействовать с электронным документом, за исключением его создания и обновления, особенно их публиковать либо копировать (за исключением документов, предназначенных для публичного просмотра на официальном портале Министерства)
4.8) Электронные документы обязаны проходить резервное копирование не реже чем раз в сутки, ответственность за это возлагается на организацию или группу лиц, ответственную за их сохранность. Порядок хранения резервных копий так же определяется таковой организацией или группой лиц.
4.9) Производитель при работе с документом обязан вносить изменения в соответствующий электронный документ не реже чем раз в сутки. При работе с копией, изменения должны быть так же внесены в оригинал документа.
4.9.2) При добавление новой аудиовизуальной продукции, она в обязательном порядке так же дублируется.
4.9.3) В случае расхождения содержания между документов и электронным документом, ответственность за это несёт производитель.
Статья 5. Ответственность
5.1) За нарушение данного положения несут ответственность лица, указанные в основных положениях. Мера дисциплинарного взыскания назначается пропорционально ущербу, причинённому Министерству Юстиции. Вся ответственность будет наступать в соответствии с конституцией, федеральными законами и прочими нормативно-правовыми актами.